Apostila de Haia: como funciona para documentos estrangeiros e brasileiros (2026)

Revisado por Luiz Eduardo da Silva, diretor da LegalBR. Atualizado em 17 de outubro de 2026. Leitura de cerca de 8 minutos.

A apostila de Haia é o certificado que dá validade internacional a um documento público, sem a antiga legalização em consulado. O Brasil aplica a convenção desde 14 de agosto de 2016, e hoje cerca de 130 países e territórios fazem parte dela, incluindo a China desde 2023. Para empresas, ela é a etapa que viabiliza procurações, atos societários e certidões vindos do exterior, ou enviados para lá.

O que é a apostila de Haia

A Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros foi concluída em Haia em 1961. Dessa forma, ela criou um certificado padronizado, a apostila, que substitui a cadeia de reconhecimentos em ministérios e consulados. Posteriormente, o Brasil a promulgou pelo Decreto 8.660/2016, e ela vale aqui desde 14 de agosto de 2016.

A apostila atesta três coisas: a autenticidade da assinatura, a função de quem assinou e, quando houver, o selo ou carimbo do documento. Ou seja, ela não certifica que o conteúdo é verdadeiro. Por isso, uma procuração com erro de dados continua errada depois de apostilada.

O certificado segue um modelo de dez campos previsto na convenção: país, signatário, função, selo, local, data, autoridade emissora, número, selo da autoridade e assinatura. Muitos países já emitem apostilas eletrônicas, com QR code ou código para conferência on-line.

A convenção se aplica a documentos públicos, como certidões, decisões judiciais, atos notariais e documentos administrativos. Por outro lado, documentos particulares, como uma ata assinada pelos sócios, normalmente passam antes por reconhecimento notarial. Em seguida, a apostila recai sobre o ato do notário.

Quais países aplicam a apostila de Haia

A tabela de status da Conferência da Haia (HCCH) lista cerca de 130 partes contratantes. Entre elas estão os principais parceiros econômicos do Brasil, como Estados Unidos, Portugal, Espanha, França, Alemanha, Itália, Japão, Argentina, Chile e México.

A adesão da China em 2023 foi a mudança mais relevante para empresas brasileiras nos últimos anos, porque eliminou a legalização em consulados para documentos de sócios chineses. Além disso, a Tailândia depositou sua adesão em 30 de junho de 2026, com vigência prevista para 28 de fevereiro de 2027. Por isso, como a lista muda, confira a tabela da HCCH antes de cada operação com um país novo.

Documento estrangeiro para uso no Brasil

A regra principal é simples: a apostila é emitida pela autoridade competente do país onde o documento foi produzido. Assim, um consulado brasileiro no exterior não apostila documentos locais, e um cartório brasileiro não apostila documentos estrangeiros.

A autoridade competente varia de país para país. Por exemplo:

• Estados Unidos: em regra, o Secretary of State do estado onde o notário atua. Documentos federais seguem pelo Departamento de Estado.
• França: desde 1º de maio de 2025, o notariado, apenas em formato eletrônico.
• Alemanha: para atos notariais, em regra o presidente do tribunal regional (Landgericht).
• Portugal: a Procuradoria-Geral da República e as Procuradorias-Gerais Regionais.

Depois da apostila, o documento segue para o Brasil. No entanto, quando o país emite apostila eletrônica e o órgão brasileiro consegue conferi-la on-line, o envio do original pode ser dispensado. Ainda assim, bancos e alguns órgãos pedem a via física, por isso confirme antes com o destinatário.

Documento brasileiro para uso no exterior

No Brasil, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) é a autoridade competente e regulamenta o apostilamento, a partir da Resolução CNJ 228/2016. Assim, os cartórios habilitados emitem a apostila em sistema eletrônico do CNJ, com QR code que permite conferir o documento apostilado.

O roteiro usual é este:

1. obter o documento original ou a certidão atualizada, como a certidão da Junta Comercial ou a certidão de nascimento;
2. reconhecer a firma, quando se tratar de documento particular;
3. levar o documento a um cartório habilitado, que confere a assinatura e emite a apostila;
4. quando o país de destino exigir, providenciar a tradução, que pode ser apostilada junto.

Há um cuidado específico com documentos particulares em língua estrangeira. Em 2018, a Corregedoria Nacional de Justiça decidiu que o cartório só apostila o reconhecimento de firma desse tipo de documento se ele vier acompanhado de tradução juramentada para o português. Além disso, a tradução passa a integrar o documento, e a apostila faz menção a ela.

O custo segue a tabela de emolumentos de cada estado. Além disso, cada documento recebe uma apostila própria, então um dossiê com dez certidões gera dez apostilas.

Tradução juramentada e registro em Títulos e Documentos

A apostila resolve a autenticidade, não o idioma. Portanto, documento estrangeiro em outro idioma precisa de tradução para o português feita por tradutor e intérprete público habilitado no Brasil. A profissão é regulada pela Lei 14.195/2021, que substituiu o antigo regulamento de 1943.

A tradução deve abranger o documento inteiro, inclusive a própria apostila e os termos notariais. Contudo, tradução feita no exterior, mesmo por tradutor certificado lá, em regra não é aceita pelos órgãos brasileiros. Documentos de Portugal e de outros países lusófonos, por outro lado, normalmente dispensam tradução.

Em alguns casos, o documento também precisa ser registrado no Registro de Títulos e Documentos (RTD). A Lei de Registros Públicos (Lei 6.015/1973, art. 129, 6º) prevê esse registro para documentos estrangeiros, com a tradução, produzirem efeitos perante repartições públicas e terceiros. A exigência varia conforme o órgão destinatário, então confirme se a Junta Comercial, o banco ou o tribunal vai pedir o registro.

Apostila na abertura de empresa com sócio estrangeiro

Na constituição de uma empresa com sócio estrangeiro, a apostila de Haia aparece em quase todos os documentos que vêm de fora. Os mais comuns são a procuração para o representante residente, os atos societários da empresa estrangeira que será sócia e a prova de existência e de representação dessa empresa.

Uma procuração bem redigida, com poderes para Junta Comercial, Receita Federal, Banco Central e bancos, evita novas apostilas a cada ato. Explicamos o papel desse procurador no guia sobre representante legal de sócio estrangeiro e o roteiro completo em abrir empresa no Brasil sendo estrangeiro. Depois que os documentos apostilados chegam ao Brasil, nossa equipe costuma deixar a empresa pronta para operar em 15 a 30 dias, salvo atividade que exija licença específica.

País fora da convenção: legalização consular

Quando o país de origem não aplica a convenção, vale o caminho antigo. Primeiro, o documento é reconhecido pelas autoridades locais, em geral o ministério das relações exteriores. Em seguida, a repartição consular brasileira com jurisdição sobre o local legaliza o documento.

Esse processo costuma levar mais tempo e varia conforme o consulado. Por isso, quando um sócio estrangeiro tem documentos emitidos em mais de um país, vale verificar cada um separadamente. Uma empresa constituída em um país membro, por exemplo, pode ter administradores com documentos pessoais de um país que não aplica a convenção.

Também é possível que um acordo bilateral dispense a legalização entre dois países específicos. Nesse caso, portanto, confira o texto do acordo e a aceitação pelo órgão brasileiro que vai receber o documento.

Erros que obrigam a refazer a apostila

• Apostilar no lugar errado. Documento notarizado em um estado americano e apostilado em outro é recusado.
• Apostilar antes de corrigir a minuta. Nome, passaporte ou endereço errado só se corrige com nova assinatura e nova apostila.
• Apostilar a cópia simples. A apostila deve recair sobre o original ou sobre cópia autenticada por notário.
• Traduzir no exterior. A tradução precisa ser feita por tradutor público habilitado no Brasil.
• Esquecer de traduzir a apostila. A apostila em idioma estrangeiro também integra a tradução.
• Usar certidão vencida. Órgãos brasileiros costumam aceitar certidões estrangeiras emitidas há poucos meses, conforme a regra de cada um.

Para documentos que serão assinados no Brasil, veja também as opções de reconhecimento de firma e assinatura digital.

Perguntas frequentes