O CRF do FGTS, ou Certificado de Regularidade do FGTS, comprova que o empregador está em dia com o Fundo de Garantia. Ele é gratuito, vale 30 dias e é exigido em licitações, contratos com o poder público, financiamentos com recursos públicos e muitas auditorias privadas. Desde a chegada do FGTS Digital, em 2024, a regularidade passou a depender também das guias geradas na nova plataforma.
Em resumo
- Quem emite
- Caixa, agente operador do FGTS
- Validade
- 30 dias
- Custo
- Gratuito, emissão on-line
- Base legal
- Lei 8.036/1990, art. 27
- O CRF é emitido pelo CNPJ ou CEI na página de consulta da Caixa, sem senha.
- Depósitos a partir da competência março de 2024 são recolhidos pelo FGTS Digital e contam para a regularidade.
- Parcelamento em dia permite obter o certificado, desde que as parcelas estejam pagas.
- Em licitações, a Lei 14.133/2021 exige a regularidade com o FGTS na habilitação.
O que é o CRF do FGTS
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é formado pelos depósitos mensais que o empregador faz em contas vinculadas aos empregados. Em regra, o depósito equivale a 8% da remuneração, e 2% no caso de aprendizes, conforme a Lei 8.036/1990.
O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) é o documento que atesta que o empregador cumpre essas obrigações. Ele considera depósitos, parcelamentos, débitos inscritos e outras obrigações com o Fundo. Por isso, o CRF funciona como a “certidão negativa” do FGTS, ao lado da certidão de débitos federais e da certidão trabalhista.
A Caixa Econômica Federal, como agente operador do FGTS, emite o certificado. Antes, a lei dizia expressamente que o CRF era fornecido pela Caixa. Desde a Lei 13.932/2019, o art. 27 fala em certificado “fornecido na forma do regulamento”, o que acomodou a transição para o FGTS Digital sem mudar o nome do documento.
Quando o certificado é exigido
O art. 27 da Lei 8.036/1990 lista cinco situações em que a apresentação do CRF do FGTS é obrigatória:
- habilitação em licitações promovidas por órgãos federais, estaduais ou municipais e por entidades controladas por eles;
- obtenção de empréstimos ou financiamentos com lastro em recursos públicos ou do FGTS;
- obtenção de favores creditícios, isenções, subsídios, auxílios, outorgas ou concessões de serviços públicos;
- transferência de domicílio para o exterior;
- registro ou arquivamento de alteração ou distrato de contrato social, de estatuto ou de documento que modifique a estrutura jurídica do empregador ou determine sua extinção.
Na mesma linha, a Lei 9.012/1995 proíbe instituições oficiais de crédito de conceder empréstimos e benefícios a pessoas jurídicas em débito com o FGTS. Em licitações, a Lei 14.133/2021 (art. 68, IV) inclui a regularidade com o FGTS entre os documentos de habilitação fiscal, social e trabalhista. Veja a lista completa em documentos para habilitação em licitação.
Fora do setor público, o CRF também é pedido por clientes privados na homologação de fornecedores, por bancos na concessão de crédito e por compradores em operações de fusão e aquisição. Em uma due diligence, ele é um dos primeiros documentos analisados, porque passivo de FGTS é frequente e pode ser cobrado com multa e juros.
FGTS Digital: o que mudou desde 2024
O FGTS Digital começou a funcionar em 1º de março de 2024. A plataforma, gerida pelo Ministério do Trabalho e Emprego, substituiu o antigo recolhimento pela GFIP e pelo Conectividade Social para as competências a partir de março de 2024.
Na prática, o novo modelo funciona assim:
- Dados vêm do eSocial. Remunerações, admissões e desligamentos informados no eSocial alimentam o cálculo dos depósitos.
- Guia única com Pix. O empregador emite a guia no FGTS Digital e paga por Pix, em regra até o dia 20 do mês seguinte.
- Rescisórias na mesma plataforma. Os valores devidos na rescisão também são gerados ali, com prazo próprio.
- Acesso com gov.br ou certificado. A empresa entra com conta gov.br ou certificado digital, e pode outorgar procuração eletrônica ao contador.
Os períodos até fevereiro de 2024 continuam tratados pelos sistemas da Caixa, salvo débitos já inscritos em dívida ativa. Por isso, uma empresa antiga pode ter pendências em dois ambientes ao mesmo tempo. Na prática, o CRF só sai quando os dois estão limpos.
Além disso, um erro no eSocial vira um erro no FGTS. Um salário informado a maior, um desligamento não enviado ou um trabalhador cadastrado em duplicidade gera débito no FGTS Digital e pode bloquear o certificado.
Como emitir o CRF do FGTS passo a passo
A emissão é pública e gratuita. Não é preciso senha nem certificado digital.
Acesse a consulta da Caixa
Entre na página de consulta de regularidade do empregador, no site da Caixa, na área do FGTS para empregadores.
Informe o CNPJ ou a CEI
Escolha o tipo de inscrição, digite o número e, se pedido, a UF. Em seguida, resolva o captcha.
Consulte a situação
O sistema mostra se o empregador está regular. Se houver pendência, a página informa que não é possível emitir o certificado.
Emita o certificado
Estando regular, clique na opção para obter o CRF e salve o PDF, com número e período de validade.
Para empresas com filiais, a consulta pode ser feita pelo CNPJ de cada estabelecimento. Em licitações, confira no edital se é exigido o CRF da matriz, da filial que vai executar o contrato ou de ambas. Detalhamos esse ponto no guia sobre regularidade fiscal de filiais.
Consulta, autenticidade e histórico do empregador
A mesma página da Caixa oferece duas funções úteis, além da emissão:
- Verificar autenticidade: qualquer pessoa confirma se um CRF apresentado é verdadeiro, pelo número do certificado e pelo CNPJ. Órgãos licitantes costumam fazer essa checagem.
- Histórico do empregador: lista os certificados emitidos para aquele CNPJ e os respectivos períodos de validade. O histórico ajuda a demonstrar regularidade em data passada, por exemplo na assinatura de um contrato.
Em pregões, o pregoeiro normalmente consulta a regularidade também pelo SICAF, que integra a informação do FGTS. Assim, manter o cadastro em ordem evita surpresas na sessão. Veja como funciona o cadastramento no SICAF.
Por que o CRF é negado e como regularizar
Quando a consulta não libera o certificado, a causa costuma estar em uma destas situações. Em seguida, a tabela indica o caminho usual para resolver.
| Causa | Onde aparece | Como resolver |
|---|---|---|
| Depósito não pago ou pago a menor desde março de 2024 | FGTS Digital | Emitir e pagar a guia com encargos |
| Divergência entre eSocial e valores recolhidos | FGTS Digital | Corrigir os eventos no eSocial e gerar nova guia |
| Débitos de competências até fevereiro de 2024 | Sistemas da Caixa | Recolher pelo canal da Caixa e pedir a individualização |
| Parcelamento em atraso | Caixa ou FGTS Digital | Pagar as parcelas vencidas ou renegociar |
| Débito inscrito em dívida ativa | PGFN | Pagar, parcelar ou transacionar com a PGFN |
| Recolhimento não individualizado por trabalhador | Caixa | Enviar as informações que vinculam o depósito às contas |
Alguns cuidados aceleram a solução. Primeiro, pagar a guia não libera o CRF na hora, porque o sistema precisa processar o recolhimento. Depois, um processo judicial sobre o débito não suspende a pendência por si só; é preciso decisão que determine a emissão ou a suspensão da exigibilidade. Por fim, o parcelamento só regulariza a situação enquanto as parcelas estiverem em dia.
Quando há débitos federais além do FGTS, vale avaliar as modalidades de parcelamento e transação de débitos federais em conjunto, para não regularizar uma certidão e perder outra.
Validade e controle das certidões da empresa
O CRF do FGTS vale 30 dias a partir da emissão. Ele pode ser renovado nos dias finais da validade, desde que a regularidade continue. Como o prazo é curto, empresas que participam de licitações ou têm contratos com renovação mensal precisam de rotina de emissão.
| Certidão | Órgão | Validade usual |
|---|---|---|
| CRF do FGTS | Caixa | 30 dias |
| Certidão de débitos federais e dívida ativa da União | Receita Federal e PGFN | 180 dias |
| Certidão negativa de débitos trabalhistas (CNDT) | Tribunal Superior do Trabalho | 180 dias |
| Certidões estadual e municipal | Secretarias de Fazenda | Varia conforme o ente |
Na prática, três hábitos evitam problemas:
- emitir o CRF poucos dias antes de cada uso, e não com semanas de antecedência;
- conferir mensalmente se o FGTS Digital não tem guias em aberto, mesmo de valores pequenos;
- revisar o eSocial depois de admissões, desligamentos e reajustes coletivos.
Para empresas com várias filiais ou muitas sociedades no grupo, a melhor saída é um painel único de certidões, com alerta de vencimento e responsável definido por CNPJ.
Perguntas frequentes
Como tirar o CRF do FGTS?
Acesse a consulta de regularidade do empregador no site da Caixa, informe o CNPJ ou a CEI e resolva o captcha. Se a empresa estiver regular, a opção de obter o certificado aparece na mesma página, sem custo e sem senha.
Qual é a validade do CRF do FGTS?
O certificado vale 30 dias a partir da emissão. A data de validade aparece no próprio documento, e um novo CRF pode ser emitido quando a empresa continua regular.
O FGTS Digital emite o CRF?
O certificado continua sendo emitido na página de consulta da Caixa. No entanto, a regularidade das competências a partir de março de 2024 depende dos recolhimentos feitos no FGTS Digital, então pendências ali bloqueiam o CRF.
Empresa sem empregados precisa de CRF?
A empresa sem empregados normalmente não tem débitos de FGTS e consegue emitir o certificado pelo CNPJ. Ele pode ser pedido mesmo assim em licitações e contratos, por isso vale emiti-lo antes de cada uso.
Empresa com parcelamento de FGTS consegue o CRF?
Sim, desde que o parcelamento esteja em dia. Se houver parcela vencida e não paga, o sistema deixa de liberar o certificado até a regularização.
Quanto tempo leva para liberar o CRF depois de pagar o débito?
Depende do processamento do pagamento e da individualização dos depósitos. Por isso, não conte com a liberação imediata: pague com antecedência e acompanhe a consulta nos dias seguintes.
