A regularidade fiscal em licitação é exigida do vencedor na habilitação e deve ser mantida durante toda a execução do contrato. Quando a empresa tem filiais, surgem dúvidas práticas: qual CNPJ participa, de qual estabelecimento são as certidões e se a filial pode executar um contrato assinado pela matriz. Este guia responde a essas perguntas com base na Lei 14.133/2021 e na orientação do TCU.
Em resumo
- Base legal
- Lei 14.133/2021, art. 68
- Quando é exigida
- Após o julgamento, só do vencedor
- Durante o contrato
- Manter todas as condições
- ME e EPP
- 5 dias úteis para regularizar
- Matriz e filiais são a mesma pessoa jurídica, mas cada estabelecimento tem inscrições e certidões estaduais e municipais próprias.
- A certidão federal conjunta e a CNDT abrangem todos os estabelecimentos; as certidões locais, não.
- A lei exige prova de regularidade, não de quitação: certidão positiva com efeitos de negativa vale.
- Perder a regularidade na execução pode gerar sanção e rescisão, por isso o monitoramento é contínuo.
O que é regularidade fiscal em licitação
Regularidade fiscal é a demonstração de que a empresa não tem débitos exigíveis com o Fisco, ou que eles estão garantidos ou com exigibilidade suspensa. Ela integra a habilitação fiscal, social e trabalhista prevista no art. 68 da Lei 14.133/2021.
Na nova lei, a habilitação vem, em regra, depois do julgamento das propostas. Assim, os documentos fiscais são exigidos apenas do licitante mais bem classificado (art. 63, III). Na prática, isso reduz papel, mas não reduz o risco: se a certidão do vencedor estiver vencida ou positiva, ele é inabilitado e perde o contrato.
O TCU reforça um ponto essencial na Súmula 283: a Administração deve exigir prova de regularidade, e não de quitação. Por isso, certidão positiva com efeitos de negativa tem o mesmo valor. Recusá-la é irregular, como decidiu o Acórdão 117/2024 do Plenário.
Documentos da habilitação fiscal, social e trabalhista
O art. 68 lista o que pode ser exigido. O edital escolhe, conforme o objeto, quais inscrições estaduais e municipais são pertinentes.
| Exigência (art. 68) | Documento usual | Abrangência |
|---|---|---|
| I. Inscrição no CNPJ | Comprovante de inscrição | Por estabelecimento |
| II. Inscrição estadual e/ou municipal | Comprovante de IE ou CCM | Por estabelecimento |
| III e IV. Regularidade federal e previdenciária | Certidão conjunta RFB/PGFN, inclusive contribuições previdenciárias | Toda a pessoa jurídica |
| III. Regularidade estadual e municipal | Certidões da Sefaz e da prefeitura | Por estabelecimento, conforme regra local |
| IV. FGTS | Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) | Consulta por inscrição |
| V. Justiça do Trabalho | CNDT ou certidão positiva com efeitos de negativa | Toda a pessoa jurídica |
| VI. Trabalho de menores | Declaração (CF, art. 7º, XXXIII) | Toda a pessoa jurídica |
Os documentos podem ser substituídos por cadastro no Sicaf ou em sistemas equivalentes, quando o edital permitir. Veja o guia de cadastro no SICAF e a lista completa em documentos para habilitação em licitação. Além disso, o TCU considera irregular exigir certidão de infração trabalhista do MTE (Acórdão 470/2022).
Matriz e filiais: de quem são as certidões
Juridicamente, matriz e filiais são uma única pessoa jurídica. Contudo, para fins tributários, cada estabelecimento tem CNPJ próprio, com a mesma raiz de 8 dígitos, e pode ter inscrição estadual e municipal distintas. Por isso, a pergunta “de quem é a certidão” depende do tributo.
- Tributos federais: a certidão conjunta é emitida para a pessoa jurídica e vale para a matriz e todas as filiais. Um débito de qualquer estabelecimento impede a certidão negativa.
- Débitos trabalhistas: a CNDT também considera a pessoa jurídica como um todo, com todos os estabelecimentos.
- ICMS e ISS: as certidões são emitidas por estabelecimento e por ente. A matriz em São Paulo não comprova a regularidade da filial em outro estado.
- FGTS: o CRF é consultado pelo número de inscrição. Assim, convém conferir o certificado tanto da matriz quanto da filial envolvida.
O art. 68, III, fala em regularidade perante a Fazenda “do domicílio ou sede do licitante”. Por isso, o entendimento predominante é que os documentos locais devem ser do estabelecimento que participa da licitação. Em outras palavras, se a filial participa, apresentam-se as certidões estaduais e municipais dela; se a matriz participa, as da matriz.
Filial executando contrato da matriz
É comum que a matriz vença a licitação, mas o serviço seja prestado pela filial do estado onde fica o órgão. Como as duas são a mesma pessoa jurídica, essa execução é, em princípio, possível. No entanto, ela traz consequências fiscais e de controle.
Primeiro, a nota fiscal deve sair do estabelecimento que efetivamente presta o serviço ou entrega o bem, por causa do ICMS e do ISS. Em seguida, a Administração pode exigir que esse estabelecimento também comprove regularidade local, já que é ele que vai faturar. Por fim, o edital ou o contrato podem disciplinar o tema, por isso leia as cláusulas de faturamento.
A situação inversa também ocorre: a filial participa, mas parte do contrato é executada pela matriz. Em ambos os casos, a recomendação é a mesma. Pergunte antes, por pedido de esclarecimento, e mantenha em dia as certidões de todos os estabelecimentos envolvidos.
Regularidade fiscal em licitação durante a execução
A habilitação não é uma foto apenas da data da sessão. O art. 92, XVI, da Lei 14.133 obriga o contratado a manter, durante toda a execução, todas as condições exigidas para a habilitação. Assim, o órgão costuma conferir as certidões a cada pagamento ou prorrogação.
Se a irregularidade aparecer no meio do contrato, o caminho usual é notificar o contratado para regularizar em prazo razoável. Persistindo o problema, a lei permite aplicar sanções e extinguir o contrato. Contudo, a jurisprudência entende que serviços já executados devem ser pagos, para evitar enriquecimento sem causa da Administração.
Na prática, quem tem débitos parcelados ou com exigibilidade suspensa costuma obter certidão positiva com efeitos de negativa. Se a dívida é federal, o guia de parcelamento e transação de débitos federais mostra as opções vigentes.
Microempresas e regularização tardia
Microempresas e empresas de pequeno porte têm tratamento favorecido. Pelo art. 43, § 1º, da Lei Complementar 123/2006, havendo restrição na regularidade fiscal ou trabalhista, elas têm 5 dias úteis para regularizar, contados da declaração de vencedora. O prazo pode ser prorrogado uma vez, por igual período, a critério da Administração.
Ainda assim, a ME ou EPP precisa apresentar os documentos, mesmo com restrição. O benefício é um prazo extra, e não uma dispensa. Além disso, a regra não alcança os demais requisitos de habilitação, como qualificação técnica ou econômica.
Rotina de controle de certidões
Empresas que disputam licitações com frequência precisam de rotina, e não de esforço de véspera. Uma rotina eficaz tem cinco elementos:
Mapeie todos os estabelecimentos
Liste CNPJ, inscrição estadual e municipal de cada matriz e filial ativa.
Controle validades
A certidão federal e a CNDT costumam valer 180 dias; o CRF do FGTS, cerca de 30 dias; certidões locais variam.
Concilie pendências cedo
Divergências de GFIP, eSocial ou DCTFWeb, declarações em atraso e débitos pequenos são as causas mais comuns de certidão positiva.
Atualize o Sicaf
Mantenha os níveis de cadastro e as validades em dia, para não precisar enviar arquivos na sessão.
Prepare-se para a reforma tributária
Com a CBS e o IBS em fase de testes desde 2026 (LC 214/2025), novas obrigações acessórias tendem a afetar a emissão de certidões. Acompanhe as orientações oficiais.
Perguntas frequentes
A certidão federal da matriz vale para a filial?
Sim. A certidão conjunta da Receita Federal e da PGFN é emitida para a pessoa jurídica e abrange matriz e filiais. Por outro lado, débito federal de qualquer filial impede a certidão negativa de toda a empresa.
A filial pode participar de licitação com o próprio CNPJ?
Sim. Nesse caso, ela apresenta as inscrições e certidões estaduais e municipais do seu estabelecimento, além das certidões que abrangem toda a pessoa jurídica.
A matriz pode vencer e a filial executar o contrato?
Em princípio, sim, porque são a mesma pessoa jurídica. Contudo, a nota fiscal deve sair do estabelecimento que presta o serviço, e o órgão pode exigir a regularidade fiscal local desse estabelecimento.
Certidão positiva com efeitos de negativa é aceita?
Sim. A lei exige regularidade, não quitação. O TCU considera irregular inabilitar quem apresentou certidão positiva com efeitos de negativa.
O que acontece se a certidão vencer durante o contrato?
O contratado deve renovar a certidão, porque precisa manter as condições de habilitação (art. 92, XVI). Se não regularizar após notificação, pode sofrer sanções e ter o contrato extinto.
Quanto tempo a ME tem para regularizar a situação fiscal?
Cinco dias úteis após ser declarada vencedora, prorrogáveis uma vez por igual período (LC 123/2006, art. 43, § 1º).
