O certificado digital é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, emitida dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Com ele, a empresa assina declarações fiscais, emite notas, acessa o e-CAC e assina contratos com a mesma validade de uma assinatura de próprio punho. Este guia explica a diferença entre e-CNPJ e e-CPF, os tipos A1, A3 e em nuvem, quem é obrigado a ter e como obter.
Em resumo
- Base legal
- MP 2.200-2/2001 e Lei 14.063/2020
- Para empresas
- e-CNPJ
- Para pessoas físicas
- e-CPF
- Validade do A1
- Até 1 ano
- A assinatura com certificado ICP-Brasil é a assinatura eletrônica qualificada, o nível mais alto de confiabilidade previsto em lei.
- Empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real precisam, na prática, de e-CNPJ para assinar ECD e ECF e emitir NF-e.
- O MEI, em regra, não é obrigado a ter certificado digital e usa a conta gov.br.
- Médicos precisam de e-CPF para assinar receitas de controlados e atestados eletrônicos, por exigência da Lei 14.063/2020.
O que é certificado digital
O certificado digital é um arquivo eletrônico que vincula uma pessoa física ou jurídica a um par de chaves criptográficas. Ele é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na ICP-Brasil, cadeia criada pela Medida Provisória 2.200-2/2001 e supervisionada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Por isso, documentos assinados com ele presumem-se verdadeiros em relação ao signatário.
A Lei 14.063/2020 organizou as assinaturas eletrônicas em três níveis. A assinatura simples apenas identifica o signatário. A avançada usa outros meios de prova de autoria aceitos pelas partes, como a assinatura da conta gov.br. Por fim, a qualificada usa certificado ICP-Brasil e, segundo a própria lei, tem o nível mais elevado de confiabilidade.
Na prática, isso significa que nem todo ato exige certificado ICP-Brasil. Contudo, quando a lei, o órgão público ou o contrato pedem assinatura qualificada, só o certificado digital resolve.
Para que serve o certificado digital
Para empresas, o certificado digital é ferramenta de rotina. Sem ele, várias obrigações simplesmente não podem ser transmitidas ou assinadas. Os usos mais comuns são:
- Obrigações fiscais federais: assinatura da ECD e da ECF, envio da DCTFWeb e da EFD-Reinf e acesso completo ao e-CAC da Receita Federal.
- Notas fiscais: emissão de NF-e e, em muitos municípios ou no padrão nacional, de NFS-e.
- Trabalhista: envio de eventos do eSocial por empresas com empregados, conforme o porte.
- Atos societários: assinatura de contratos sociais, atas e requerimentos na Junta Comercial.
- Licitações e cadastros: acesso a portais de compras públicas, ao SICAF e a cadastros estaduais.
- Contratos e procurações: assinatura de contratos privados e de procurações eletrônicas.
Além disso, o certificado permite outorgar procuração eletrônica no e-CAC ao contador ou à assessoria, sem entregar o próprio certificado a terceiros. Explicamos esse caminho em nosso guia sobre procuração digital no e-CAC.
Tipos de certificado digital: e-CNPJ, e-CPF, A1, A3 e nuvem
A primeira escolha é o titular. O e-CNPJ identifica a pessoa jurídica e fica sob a responsabilidade do representante legal cadastrado no CNPJ. Já o e-CPF identifica a pessoa física e serve para assinar em nome próprio ou como procurador. A segunda escolha é onde a chave fica guardada.
| Tipo | Onde fica a chave | Validade usual | Indicado para |
|---|---|---|---|
| A1 | Arquivo instalado no computador ou sistema | Até 1 ano | Emissão de notas em volume e integração com ERPs |
| A3 em token ou cartão | Dispositivo físico com senha | Em geral de 1 a 3 anos | Assinatura pessoal com mais segurança |
| A3 em nuvem | Servidor de prestador credenciado, acesso pelo celular | Conforme o produto | Quem assina em vários dispositivos, como médicos |
Em resumo, o A1 é prático para sistemas automáticos, mas, como é um arquivo, pode ser copiado. Por outro lado, o A3 exige o dispositivo ou a autenticação na nuvem a cada assinatura. Por isso, muitas empresas usam as duas formas: A1 para o sistema de notas e A3 para a diretoria.
Quem é obrigado a ter certificado digital
Não existe uma lei única que obrigue todas as empresas a ter certificado. A obrigatoriedade decorre das obrigações acessórias que cada empresa precisa cumprir. Assim, ela depende do regime tributário, da atividade e do porte.
| Situação | Precisa de certificado? |
|---|---|
| Empresa no Lucro Presumido ou no Lucro Real | Sim, em regra, para ECD, ECF e declarações federais |
| Empresa que emite NF-e (venda de mercadorias) | Sim, a NF-e é assinada com certificado |
| Empresa do Simples com empregados | Em regra sim; pequenas empresas com até um empregado podem ter acesso simplificado |
| Empresa do Simples só de serviços, sem empregados | Depende do município e das obrigações; gov.br pode bastar |
| MEI | Em regra não; usa a conta gov.br e o Portal do Empreendedor |
| Médicos e outros profissionais de saúde | Sim, e-CPF para receitas de controlados e atestados eletrônicos |
Vale lembrar que a conta gov.br nível prata ou ouro já resolve parte dos serviços públicos, incluindo a assinatura de alguns atos na Junta Comercial. Ainda assim, ela não substitui o certificado ICP-Brasil onde a norma exige assinatura qualificada.
Como obter o certificado digital passo a passo
Escolha o tipo e a autoridade certificadora
Defina se precisa de e-CNPJ, e-CPF ou ambos, e se A1, A3 ou nuvem. Qualquer AC credenciada na ICP-Brasil pode emitir.
Faça a solicitação
A compra é feita no site da AC ou de uma autoridade de registro, que gera o protocolo e agenda a validação.
Separe os documentos
Para e-CPF: documento de identidade com foto e CPF. Para e-CNPJ: também o ato constitutivo atualizado e, se for o caso, a ata de eleição do administrador.
Valide a identidade
A validação é presencial ou por videoconferência, conforme a AC. O responsável pelo e-CNPJ deve ser o representante legal que consta no CNPJ.
Instale ou ative o certificado
O A1 é baixado e instalado; o A3 é gravado no token ou ativado na nuvem. Guarde a senha, porque ela não pode ser recuperada.
Um ponto costuma travar a emissão do e-CNPJ: o cadastro desatualizado. Se o responsável que consta na Receita Federal não for o administrador atual, a AC recusa o pedido. Por isso, antes de solicitar, confira o quadro societário e o responsável no cartão CNPJ. Se houver divergência, primeiro registre a alteração na Junta e atualize a Receita; veja nosso guia sobre quadro societário.
Empresas com administrador residente no exterior também podem ter e-CNPJ. Nesse caso, o administrador precisa de CPF e de validação de identidade, ou a empresa pode concentrar a rotina em um procurador residente, com procuração eletrônica no e-CAC.
Certificado digital para médicos
Para médicos, o certificado digital deixou de ser opcional. A Lei 14.063/2020 determina que receitas de medicamentos sujeitos a controle especial e atestados médicos em meio eletrônico só são válidos com assinatura eletrônica qualificada do profissional. Em outras palavras, exigem e-CPF ICP-Brasil.
A ordem recomendada é simples: primeiro o médico abre o CNPJ, depois emite os certificados. O e-CPF serve para a prática clínica, e o e-CNPJ serve para a gestão da empresa médica. Veja como abrir o CNPJ em nosso guia sobre abertura de empresa para médicos.
- Prescrição eletrônica: receitas assinadas digitalmente podem ser validadas pela farmácia, o que reduz fraudes e retrabalho.
- Prontuário eletrônico: a Lei 13.787/2018 admite a digitalização de prontuários com certificado ICP-Brasil, o que permite descartar o papel segundo as regras da lei.
- Telemedicina: documentos emitidos em teleconsultas seguem as mesmas regras de assinatura.
- Faturamento: o e-CNPJ facilita a emissão de notas e o envio das obrigações da empresa médica.
Para o uso diário em consultório e plantão, o certificado em nuvem costuma ser o mais prático, porque permite assinar pelo celular sem token. Além disso, conselhos e entidades médicas às vezes oferecem condições específicas, por isso vale consultar o seu CRM.
Validade, renovação e cuidados de segurança
Todo certificado tem prazo de validade. Quando ele vence, as assinaturas antigas continuam válidas, mas não é possível assinar nada novo. Assim, vale agendar a renovação com antecedência, especialmente perto de prazos como a ECD, a ECF e a folha de pagamento.
- Renovação online: muitas ACs permitem renovar sem nova validação presencial enquanto o certificado ainda está válido.
- Revogação: em caso de perda, furto ou saída do administrador, o certificado deve ser revogado junto à AC.
- Troca de administrador: o e-CNPJ fica vinculado ao responsável; após a alteração societária, emita um novo certificado.
- Uso por terceiros: em vez de entregar o certificado ao contador, prefira a procuração eletrônica com poderes específicos.
- Senha e backup: guarde a senha em local seguro e mantenha cópia protegida do A1, porque ninguém consegue recuperá-la.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre e-CNPJ e e-CPF?
O e-CNPJ identifica a empresa e é usado para obrigações fiscais e notas. O e-CPF identifica a pessoa física e serve para assinar em nome próprio ou como procurador. Muitas empresas precisam dos dois.
MEI precisa de certificado digital?
Em regra, não. O MEI acessa o Portal do Empreendedor e emite NFS-e com a conta gov.br. Só precisará de certificado se assumir obrigação que o exija, como a emissão de NF-e em alguns estados.
Quanto tempo vale um certificado digital?
O A1 vale até 1 ano. O A3 costuma valer de 1 a 3 anos, conforme o produto e a AC. Ao vencer, é preciso renovar para continuar assinando.
Posso emitir o certificado digital sem ir presencialmente?
Sim, muitas autoridades certificadoras fazem a validação por videoconferência. A renovação de um certificado ainda válido também costuma ser feita online.
Assinatura gov.br substitui o certificado digital?
Em parte. A assinatura gov.br é avançada e é aceita em muitos serviços públicos. Porém, quando a norma exige assinatura qualificada, como em receitas de controlados ou na ECD, só o certificado ICP-Brasil vale.
O médico precisa de certificado digital para prescrever?
Para receitas eletrônicas de medicamentos controlados e atestados eletrônicos, sim. A Lei 14.063/2020 exige assinatura eletrônica qualificada, ou seja, certificado ICP-Brasil.
