Assembleias e reuniões digitais: regras, ata e registro em 2026

Revisado por Luiz Eduardo da Silva, diretor da LegalBR. Atualizado em 22 de outubro de 2026. Leitura de cerca de 10 minutos.

A assembleia digital deixou de ser solução de pandemia: desde a Lei 14.030/2020, sócios de limitadas e acionistas de companhias podem participar e votar a distância, e a reunião pode ser totalmente virtual. O que mudou em 2026 foi o peso da ata, porque as AGOs passaram a deliberar lucros sob a Lei 15.270/2025. Este guia mostra o fluxo atual, da convocação ao arquivamento na Junta Comercial.

O que a lei permite na assembleia digital

A Lei 14.030/2020 tornou permanente o que a MP 931/2020 havia autorizado na pandemia. Ela incluiu no Código Civil o art. 1.080-A, segundo o qual o sócio pode participar e votar a distância em reunião ou assembleia, que também pode ser realizada de forma digital. Na Lei 6.404/1976, alterou o art. 121 e incluiu o § 2º-A no art. 124, com a mesma lógica para companhias abertas e fechadas.

A regulamentação para limitadas, S.A. fechadas e cooperativas veio do DREI. Primeiro, com a IN DREI 79/2020. Em seguida, essas regras foram incorporadas aos manuais de registro anexos à IN DREI 81/2020, com ajustes de redação. Já as companhias abertas seguem as normas da CVM.

Há dois formatos:

• Semipresencial: há um local físico, e os sócios podem comparecer ou participar e votar a distância.
• Digital: não há local físico; todos participam e votam a distância.

Em ambos os casos, a reunião ou assembleia é considerada realizada na sede da sociedade para todos os fins legais. Assim, a ata não indica uma cidade diferente só porque o presidente estava em outro lugar.

Limitada e S.A. fechada: formatos e alternativas

Antes de convocar uma assembleia digital, vale checar se ela é mesmo necessária. A lei oferece caminhos mais simples em várias situações.

Na prática, limitadas com poucos sócios alinhados resolvem a aprovação de contas por documento assinado por todos. Por outro lado, a assembleia digital é o caminho certo quando há sócios dispersos, conflito, sócio estrangeiro ou matéria sensível que exige debate registrado. Para o conteúdo da aprovação anual, veja nosso guia de aprovação de contas.

Fluxo completo de uma assembleia digital

O fluxo abaixo segue as regras do DREI e serve para limitadas e S.A. fechadas. Adapte os prazos de convocação ao tipo societário e ao contrato ou estatuto.

1. Confirme formato e quórum

   Verifique no contrato ou estatuto as regras de convocação, instalação e deliberação, que continuam valendo no formato digital.

2. Convoque informando o formato

   O anúncio deve indicar, com destaque, se o conclave é semipresencial ou digital, como participar e votar a distância e os documentos exigidos para admissão.

3. Disponibilize documentos e boletim de voto

   Os documentos da ordem do dia vão por meio digital seguro. O boletim de voto, quando usado, é enviado na data da primeira convocação e devolvido até cinco dias antes do conclave.

4. Valide boletins e credenciais

   A sociedade responde ao sócio sobre a validade do boletim e pede correções quando necessário. Os documentos de admissão devem chegar até 30 minutos antes do início.

5. Realize e grave o conclave

   Instale a mesa, registre presenças no sistema, conduza as deliberações e grave a reunião na íntegra.

6. Lavre e assine a ata

   Redija a ata com as menções obrigatórias, consolide a lista de presença e colha as assinaturas da mesa.

7. Arquive e atualize

   Protocole a ata na Junta, lance-a no livro e atualize cadastros quando houver eleição ou alteração.

Na S.A. fechada, a primeira convocação deve ter antecedência mínima de oito dias, e a segunda, de cinco dias (LSA art. 124, § 1º, I). Na limitada, a convocação por anúncio exige antecedência mínima de oito dias na primeira e cinco dias na segunda (CC art. 1.152, § 3º), salvo dispensa.

Requisitos da plataforma e da gravação

A escolha da ferramenta é da sociedade, e as plataformas corporativas de videoconferência costumam atender. Contudo, a responsabilidade pelo cumprimento das regras é sempre da sociedade, mesmo quando um terceiro opera o sistema. Use este checklist:

• acesso disponível a todos os sócios ou acionistas, sem barreiras técnicas desproporcionais;
• registro de presença de cada participante, inclusive representantes e procuradores;
• possibilidade de manifestação e voto a distância durante a reunião;
• visualização dos documentos apresentados no conclave;
• canal para a mesa receber manifestações escritas dos participantes;
• participação de administradores, conselheiros, auditores e demais pessoas cuja presença é obrigatória;
• gravação integral, arquivada na sede com os demais documentos, pelo prazo em que for possível pleitear a anulação da deliberação;
• controle de identidade de procuradores, com procuração conferida antes da abertura.

Ata: conteúdo, assinatura e lista de presença

A ata da assembleia digital tem os elementos de qualquer ata, mais algumas menções obrigatórias. Ela deve:

• informar que o conclave foi semipresencial ou digital e como se permitiram a participação e a votação a distância;
• consolidar, em documento único, a lista de presença, incluindo quem votou por boletim;
• registrar votos, abstenções, protestos e manifestações escritas recebidas pela mesa;
• conter declaração expressa do presidente ou do secretário de que os requisitos regulamentares foram cumpridos.

O presidente e o secretário podem assinar a ata e os livros separadamente, certificando os presentes. Em ata eletrônica, a assinatura deve usar certificado ICP-Brasil ou outro meio que comprove autoria e integridade. Além disso, a IN DREI 1/2024 orientou as Juntas a aceitar assinatura eletrônica avançada, inclusive pelo gov.br, ou qualificada, nos termos da Lei 14.063/2020. Veja nosso guia de certificado digital.

Na S.A., a ata pode ser lavrada em forma de sumário dos fatos ocorridos, inclusive dissidências e protestos (LSA art. 130, § 1º). Para companhias que já mantêm livros eletrônicos, veja nosso guia de livros societários digitais.

AGO de 2026 e a Lei 15.270: atas mais precisas

A Lei 15.270/2025 passou a tributar lucros e dividendos a partir de 1º de janeiro de 2026: retenção de 10% sobre valores pagos por uma mesma empresa a uma mesma pessoa física residente acima de R$ 50 mil por mês, e de 10% sobre pagamentos a não residentes. Ao mesmo tempo, criou uma regra de transição para lucros apurados até 2025.

Pela lei, esses lucros ficam fora da nova tributação se a distribuição tiver sido aprovada até 31 de dezembro de 2025 e o pagamento ocorrer nos termos do ato de aprovação, até 2028. Em 26 de dezembro de 2025, liminar do ministro Nunes Marques nas ADIs 7.912 e 7.914 estendeu o prazo de aprovação para 31 de janeiro de 2026. Em fevereiro de 2026, um pedido de destaque levou o referendo ao Plenário físico do STF, e o julgamento chegou a ser previsto para maio. Por isso, confirme o andamento no portal do STF antes de se apoiar no prazo estendido.

Por consequência, a ata da AGO de 2026 deixou de ser formalidade. Ela deve permitir que a Receita e o auditor reconstruam a origem de cada pagamento. Na prática, recomendamos que a ata:

• identifique o exercício de apuração de cada parcela de lucro deliberada;
• faça referência expressa ao ato de 2025 (ou de janeiro de 2026) que aprovou distribuições na regra de transição, sem reaprová-las;
• indique valores por sócio ou acionista e o cronograma de pagamento;
• separe as novas distribuições, sujeitas à retenção, das parcelas da transição;
• registre, quando houver JCP, que a base usa lucros do exercício anterior, conforme a IN RFB 2.296/2025, e a alíquota de 17,5%.

O tema tributário em detalhe está em nosso guia de tributação de dividendos em 2026. A validação de valores e enquadramentos cabe ao contador e ao assessor tributário da empresa.

Arquivamento na Junta e cadeia pós-registro

Na limitada, cópia da ata autenticada pelos administradores ou pela mesa deve ser apresentada à Junta nos 20 dias seguintes à reunião (CC art. 1.075, § 2º). Além disso, atos protocolados em até 30 dias da assinatura produzem efeitos desde a data do ato (Lei 8.934/1994, art. 36). Na S.A., a ata da AGO é arquivada e publicada, com as demonstrações financeiras, conforme o regime de publicação da companhia. Veja nosso guia de publicação de balanço.

Exigências da Junta e erros comuns

As falhas abaixo geram exigência no registro ou abrem espaço para questionamento da deliberação:

• Ata sem menção ao formato: falta a declaração de que o conclave foi digital ou semipresencial e de como os sócios participaram.
• Local diverso da sede: a ata indica a cidade do presidente, e não a sede, gerando inconsistência.
• Lista de presença incompleta: boletins de voto e procuradores não aparecem consolidados.
• Assinatura não verificável: assinatura eletrônica sem validação possível ou sem declaração de autenticidade.
• Convocação sem instruções de acesso: o anúncio não explica como participar, o que fragiliza a instalação.
• Gravação descartada: a sociedade não consegue provar o que foi deliberado diante de um sócio dissidente.
• Protocolo fora de prazo: a ata chega à Junta depois de 30 dias e só produz efeitos a partir do arquivamento.

Para responder a exigências já formuladas, veja nosso guia de exigência da Junta Comercial.

Perguntas frequentes