Livros societários digitais: como abrir e autenticar na Junta (2026)

Revisado por Luiz Eduardo da Silva, diretor da LegalBR. Atualizado em 20 de outubro de 2026. Leitura de cerca de 13 minutos.

Os livros societários digitais são hoje o único formato aceito para novos livros nas Juntas Comerciais, e a JUCESP deixou de autenticar livros em papel em 1º de setembro de 2025. Este guia mostra, na prática, como abrir, escriturar, assinar, autenticar e guardar cada livro digital, quais erros geram exigência e o que auditores e compradores conferem no arquivo.

Quais normas regem os livros societários digitais

A base é a Instrução Normativa DREI 82, de 19 de fevereiro de 2021, que consolidou as regras de autenticação de livros nas Juntas Comerciais. Ela foi alterada pela IN DREI 55/2021 e, de forma mais ampla, pela IN DREI 79, de 22 de novembro de 2022. Na data desta revisão, o texto compilado publicado pelo DREI registra apenas essas duas alterações.

A IN DREI 79/2022 é a que mais importa para os livros sociais. Em primeiro lugar, ela criou o capítulo próprio dos livros sociais (art. 18-A). Além disso, incluiu a autenticação de livros sociais só com os termos (art. 9-A), o regime dos livros em papel (art. 19-B) e a extensão das regras às cooperativas (art. 19-C).

• Lei 6.404/1976, art. 100. Lista os livros obrigatórios da S.A. O §3º, incluído pela Lei 14.195/2021, permite que a companhia fechada substitua os livros dos incisos I a V por registros mecanizados ou eletrônicos, nos termos do regulamento.
• Lei 6.404/1976, art. 294, IV. Incluído pela Lei Complementar 182/2021, permite a mesma substituição à companhia fechada com receita bruta anual de até R$ 78 milhões, conforme ato ministerial (art. 294, §5º). A Portaria ME 12.071/2021 regulamentou as publicações eletrônicas, mas não trouxe disciplina específica para a substituição dos livros.
• Código Civil. Na Ltda, a ata da assembleia é lavrada no livro de atas (art. 1.075, §1º), e o administrador nomeado em ato separado toma posse por termo no livro de atas da administração (art. 1.062).
• Decreto-Lei 486/1969. Rege as providências em caso de extravio, deterioração ou destruição de livros. A IN DREI 82/2021 aplica esse rito também a arquivos digitais perdidos, corrompidos ou não baixados no prazo (art. 4º, §7º, e art. 5º, §3º).

Na prática, a via segura para companhias fechadas e limitadas continua sendo o livro digital autenticado pela Junta Comercial. Já nas companhias abertas, os livros de registro, transferência, assembleia e presença podem ser substituídos por registros eletrônicos, observadas as normas da CVM (art. 100, §2º).

Quais livros podem ser digitais, por tipo de sociedade

Todos os livros sociais novos devem ser digitais (IN DREI 82/2021, art. 3º). A pergunta útil, portanto, não é se o livro pode ser digital, mas quais livros a sociedade precisa manter e por qual via. A tabela resume o quadro em outubro de 2026. Para o detalhamento de cada livro, veja o nosso guia geral de livros societários.

Na Ltda, o livro de atas só existe para os órgãos que a sociedade efetivamente usa. Por exemplo, uma Ltda que delibera por documento escrito assinado por todos os sócios (art. 1.072, §3º) não lavra ata de assembleia. Ainda assim, recomendamos registrar a deliberação no livro, para preservar a sequência dos atos.

Autenticar em branco ou depois de escriturar

Os livros sociais podem ser autenticados antes ou depois da escrituração (IN DREI 82/2021, art. 8º). Essa escolha muda a rotina interna e o que a Junta efetivamente guarda, por isso merece decisão consciente.

Modelo 1: livro em branco, só com os termos

A sociedade autentica apenas os termos de abertura e de encerramento, com a declaração do Anexo II da IN. O termo de encerramento indica as datas de início e fim do período coberto. Em seguida, os termos são entregues em arquivos separados, cada um com seu próprio hash e assinatura eletrônica (art. 8º, §3º).

Depois disso, a administração escritura o livro sem nova autenticação (art. 18-A, §4º). Cada nova versão deve ser assinada por quem participou dos novos lançamentos (art. 18-A, §5º). Assim, o hash da Junta protege os termos, e a integridade do conteúdo depende das assinaturas de cada versão.

Modelo 2: livro escriturado, autenticado depois

Aqui a sociedade lança as atas e registros, gera o PDF completo, insere os termos e só então pede a autenticação. Como resultado, o termo de autenticação traz o hash do arquivo inteiro, o que facilita a conferência por auditores e compradores. Por outro lado, o livro precisa ser fechado e reenviado a cada ciclo.

Como abrir e autenticar livros societários digitais

O roteiro abaixo vale para qualquer Junta, com ajustes de sistema. Na JUCESP, o pedido corre no VRE Serviços, com certificado digital e-CPF ou e-CNPJ. Para entender os tipos de certificado, veja certificado digital: o que é e como obter.

1. Confira o cadastro da sociedade

   Nome, NIRE, CNPJ, sede e data do ato constitutivo precisam coincidir com a ficha da Junta. Ato pendente de arquivamento costuma travar o pedido.

2. Defina livro, número de ordem e período

   Escolha o livro, o número de ordem seguinte ao último volume (em papel ou digital) e o período coberto. Decida entre autenticar em branco ou escriturado.

3. Prepare o arquivo

   O layout é livre (art. 18-A, §1º), e o arquivo vai em PDF. A Junta pode exigir PDF/A para planilhas (art. 18-A, §3º) e fixa o tamanho máximo do arquivo (art. 4º, §2º).

4. Monte os termos de abertura e encerramento

   Abertura: nome do livro, número de ordem, empresa, CNPJ, município, número e data do ato constitutivo. Encerramento: nome, número, empresa e período da escrituração, com data e assinaturas.

5. Inclua as declarações

   A declaração de responsabilidade do Anexo I integra o termo de abertura. No livro autenticado em branco, entra também a declaração do Anexo II.

6. Assine com certificado

   Os termos são assinados com certificado ICP-Brasil ou outro meio que comprove autoria e integridade (art. 4º, §1º). Procurador precisa de procuração com poderes, arquivada ou anexada ao pedido.

7. Recolha o preço público e protocole

   Cada Junta cobra um preço público por livro, por guia estadual (em São Paulo, DARE). Com a declaração e o pagamento, a autenticação é automática (arts. 10 e 10-A).

8. Baixe tudo no mesmo dia

   Baixe o livro, os termos e o termo de autenticação com o protocolo do pedido. A Junta apaga o conteúdo 30 dias após a autenticação (art. 4º, §3º).

Os termos de livros sociais não precisam de assinatura de contador (art. 18-A, §8º). Além disso, o livro de Registro de Ações Nominativas pode ser assinado apenas pela administração (art. 18-A, §7º). Já os termos de transferência continuam assinados por cedente e cessionário, como exige o art. 100, II, da Lei 6.404/1976.

O que fazer com os livros em papel

A transição tem três situações, e cada uma tem regra própria na IN DREI 82/2021.

• Livro em papel autenticado, com folhas em branco. Pode continuar em uso até se esgotar (art. 19-B). Não há obrigação de migrar no meio do volume.
• Livro em papel escriturado, autenticado ou não. Pode ser digitalizado e apresentado como livro digital. Os termos antigos não são digitalizados: são substituídos por novos, com a declaração da administração do Anexo IV de que se trata do mesmo livro (art. 19-B, §§2º a 4º).
• Livro em papel novo. Não é mais aceito para autenticação (art. 4º). Na JUCESP, desde 1º de setembro de 2025, livros físicos só foram aceitos quando ainda estavam no prazo de cumprimento de exigência anterior.

E se a sociedade quiser migrar antes de esgotar o volume em papel? A norma permite usar o livro físico até o fim, mas não obriga. Nesse caso, a prática é lavrar a última ata no papel, inutilizar as folhas restantes com anotação da administração e abrir o livro digital com o número de ordem seguinte. Como cada Junta pode ter orientação própria, confirme o procedimento antes, sobretudo em sociedades com operações previstas.

Além disso, livros físicos autenticados ou em exigência que não forem retirados em 30 dias podem ser destruídos pela Junta, após aviso no portal (art. 19-A). Portanto, vale conferir se há volumes antigos aguardando retirada.

Autenticação de períodos anteriores e situações especiais

A autenticação tardia é possível e comum. A Junta não confere a sequência dos números de ordem nem os períodos escriturados (art. 7º, §3º). Assim, um livro de 2019 pode ser autenticado depois de um livro de 2024 da mesma sociedade.

• Quem assina períodos passados. Os responsáveis da época ou os atuais administradores (art. 12). Isso resolve o caso de diretores ou sócios que saíram sem assinar.
• Incorporação, fusão e cisão. Os livros cobrem os fatos até a data do evento. Na transformação, os livros continuam com os dados atualizados (art. 15).
• Sociedade extinta. Pode autenticar livros com fatos até a data da extinção (art. 16).
• Mudança de sede para outro estado. Livros ainda não apresentados podem ser autenticados pela Junta de origem ou pela nova, até o exercício da mudança (art. 14).
• Livro perdido ou arquivo corrompido. Segue o rito do Decreto-Lei 486/1969, e o livro reconstituído mantém o número de ordem original, com menção no termo de autenticação (art. 5º, §3º).

Download, guarda e prova de integridade

A Junta não é repositório. O conteúdo é apagado automaticamente 30 dias após a autenticação, e a guarda cabe à sociedade (art. 4º, §§3º e 4º). Na JUCESP, os arquivos devem ser baixados nesse prazo de 30 dias, sem custo adicional pelo download.

Por isso, a pasta de cada livro deve reunir um conjunto mínimo:

• o PDF do livro exatamente como foi assinado, sem nenhuma reexportação;
• os termos de abertura e encerramento e o termo de autenticação, com os hashes;
• o número do protocolo do pedido, necessário para o download;
• a prova das assinaturas digitais de todos os signatários, que a administração deve guardar (art. 18-A);
• a identificação da versão vigente, quando o livro tiver versões internas (art. 18-A, §6º).

Qualquer alteração no arquivo invalida as assinaturas anteriores. Por isso, mantenha cópia de segurança em local distinto, com controle de acesso. Os livros não devem ser descartados enquanto não houver prescrição ou decadência dos atos neles registrados (Código Civil, art. 1.194), o que, para livros societários, significa guardá-los por toda a vida da sociedade.

Erros comuns que geram exigência ou retrabalho

Como a autenticação é automática, muitos problemas aparecem na validação do sistema, e não em exigência formal. Os erros abaixo são os mais frequentes.

• Cadastro divergente. Nome, endereço ou capital diferentes da ficha da Junta, em geral por ato ainda não arquivado.
• Arquivo alterado depois de assinado. Qualquer edição, mesmo de metadados, derruba as assinaturas e exige nova coleta.
• Signatário sem poderes. Administrador com mandato vencido ou procurador sem procuração específica arquivada ou anexada.
• Número de páginas incorreto. Divergência entre o total informado e o arquivo, especialmente quando os termos são gerados pelo sistema.
• Arquivo acima do limite. Digitalizações em alta resolução ultrapassam o tamanho fixado pela Junta; o ideal é otimizar a resolução sem perder legibilidade.
• Livro errado ou numeração confusa. Atas de diretoria lançadas no livro de assembleia, ou dois volumes com o mesmo número de ordem.
• Junta errada. O pedido segue a Junta da sede, salvo regras específicas, como mudança de sede ou filial em outro estado (arts. 13 e 14).
• Download esquecido. Passados 30 dias, resta apenas reconstituir o livro pelo Decreto-Lei 486/1969.

Em São Paulo, a rotina do VRE e as orientações de exigência estão resumidas no nosso guia da Junta Comercial de São Paulo.

Como auditores e due diligence leem o livro digital

A Junta confere apenas formalidades extrínsecas, e o conteúdo é de responsabilidade da administração (art. 7º). Por isso, auditores e assessores de compradores não tratam o termo de autenticação como prova de que o livro está correto. Em vez disso, eles cruzam o livro com outras fontes.

1. Integridade. Validam as assinaturas e conferem se o hash do arquivo coincide com o do termo de autenticação.
2. Coerência. Comparam atas lançadas com atas arquivadas na Junta, quadro societário no CNPJ e demonstrações financeiras.
3. Cadeia de titularidade. Na S.A., refazem a cadeia de ações desde a constituição pelos livros de registro e transferência, inclusive ônus como penhor e alienação fiduciária.
4. Continuidade. Procuram lacunas de período, volumes em papel sem sucessor digital e livros autenticados em branco sem versões assinadas.
5. Posse de administradores. Verificam os termos de posse, porque a posse fora do prazo legal pode deixar a nomeação sem efeito.

Na prática, um livro autenticado em branco com versões sem assinatura é o achado mais comum em livros digitais. Em operações de M&A ou financiamento, isso costuma virar condição precedente. Portanto, vale regularizar antes de abrir o data room.

Quando vale terceirizar e checklist final dos livros societários digitais

Uma sociedade isolada, com equipe que conhece o sistema da Junta, consegue manter os livros digitais internamente. Por outro lado, terceirizar costuma fazer sentido em quatro cenários:

• grupos com muitas sociedades em Juntas diferentes, como os descritos no guia de gestão societária de grupos econômicos;
• acervos com lacunas antigas, livros perdidos ou volumes em papel pela metade;
• operações próximas, como venda, financiamento ou reorganização, com prazo para entregar livros em ordem;
• equipes enxutas, sem rotina de coleta de assinaturas digitais e guarda de arquivos.

Antes de cada autenticação, use este checklist:

• cadastro da Junta atualizado e sem ato pendente;
• livro, número de ordem e período definidos;
• modelo escolhido: em branco ou escriturado;
• PDF final, legível, dentro do limite de tamanho e com número de páginas conferido;
• termos com todos os dados e declarações dos Anexos I e II, quando cabíveis;
• signatários com poderes vigentes e certificados válidos;
• preço público recolhido e protocolo guardado;
• download feito no mesmo dia e cópia de segurança arquivada;
• prova das assinaturas e indicação da versão vigente na pasta do livro.

Se preferir delegar a rotina inteira, conheça o serviço de livros societários da LegalBR ou fale com a nossa equipe.

Perguntas frequentes