O certificado digital é o dispositivo que possibilita, tanto a pessoas físicas, quanto pessoas jurídicas, a assinarem qualquer tipo de documento de maneira digital, bem como que acessem meios digitais de maneira identificada.
O uso do referido dispositivo tem se tornado cada vez mais comum, vez que possui ampla e completa validade jurídica perante a todos os órgãos estatais e de fiscalização.
Portanto, o uso do certificado digital, para além de representar uma segurança jurídica, facilita a assinatura de documentos necessários ao exercício da atividade comercial.
Assim, a adoção do uso de certificado possibilita mais facilidade e segurança para a empresa, em especial quando é necessária a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Para que serve o certificado digital?
São inúmeros os benefícios da obtenção de um certificado digital para empresas, dentre eles podemos citar a maior segurança nas transações (em especial as bancárias); acesso digital a serviços de entes estatais (Receita Federal, SEFAZ etc.); assinatura digital de documentos; envio de declaração de imposto de renda PJ; emissão de notas fiscais etc.
Para além dos benefícios citados, o certificado digital propicia que a empresa esteja regularizada ante os entes de fiscalização fiscal.
O certificado é obrigatório?
Legalmente, o certificado digital somente é obrigatório para empresas que estão enquadradas nas normas de Lucro Presumido, assim como no Simples Nacional naquelas cidades que assim dispõem.
De se mencionar que para empresas que possuem colaboradores que exigem o cumprimento de algumas obrigações sejam elas trabalhistas ou previdenciárias por meio do eSocial, a posse do certificado facilita a resolução dos procedimentos.
Assim, é certo que o certificado oferece algumas vantagens, tais como economia, segurança, comodidade, facilidade e contenção de erros.
Quais os tipos de certificado digital para empresas?
A princípio há dois tipos possíveis de certificado para empresas, quais sejam, A1 e A3; que se diferenciam, basicamente, por sua validade, sendo o primeiro de um ano e o segundo de 3 anos.
Além do prazo diferenciado, há também diferenças quanto a sua finalidade, podendo ser NF-e e e-CNPJ.
Nesse caso, o NF-e é empregado usualmente para emissão de documento fiscal e o e-CNPJ é utilizado para identificação da empresa em meio digital, além de igualmente ser possível a emissão de notas fiscais.
Como emitir um certificado digital?
A emissão do certificado digital ocorre de maneira presencial junto a uma empresa certificadora, salvo na hipótese de o interessado ter biometria já cadastrada – caso que será possível emitir por videoconferência.
Nesse sentido, deve ser realizada a escolha da empresa certificadora, bem como o agendamento para comparecimento e coleta de biometria e documentos para validação do processo de emissão.
Os documentos exigidos para a obtenção do certificado podem variar a depender da autoridade certificadora. Contudo, em geral os documentos exigidos são:
- Atos constitutivos da empresa: Estatuto e Contrato Social;
- Inscrição Municipal ou Estadual;
- CNPJ;
- RG ou CNH e CPF do representante legal;
- Comprovante de residência do representante legal.
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